继续教育代学代挂代刷网一、文书档案整理步骤：
1、收集。
文件材料的收集对象反映本单位主要职能活动的应该立卷归档的文件材料包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件 包括会议记录领导人讲话稿电话记录、出版物原稿 附原本各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类收来文件指本机关收到的从外机关发送来通常又叫收文。
第二类对外文件指的是本机关(或本部门)对外发出的文件通常又叫发文。
第三类内部文件指的是本机关拟制的并且是在本机关内部使用的文件。
如“白头文件”
1、会议文件包括本机关召开各种会议文件材料包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主
管业务的会议 领导外出开会带回的会议文件材料。
2、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单 本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
3、合同、协议、出版物原稿 附原本
4、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
5、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议) 6、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。件等。
2、分年度。
按文件所形成的年度归档不同的年度的文件一般不得放在一起归档但跨年度的请示与批复放在复文年归档没有复文的放在请示年归档。 3、确定归档范围。 1、文件材料归档范围参考《文书档案分类方案、基本归档范围和保管期限表》 2、不归档的文件材料的范围在收集的文件中并不是“有文必档”还必须剔除一些不归档的文件材料如重份文件 无查考价值的事务性、临时性文件普发的不需贯彻执行的文件等。 4、分类(归档方法)。在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制
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分类方案将文件按分类方案进行立卷一般采用年度–问题——保管期限分类方法。 5、整理成件。在立卷归档工作中应注意问题
1、本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。 2、立卷归档中不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料还要注意其它载体的文件材料 如反映工作活动的照片、光盘、视频等。
齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时 除了要收集正本即打印本外 还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件
同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复 在归档时应齐全完整 不能 “分家 ”要一并归档。 有请示不一定有批复 但有批复就一定要有请示。
4、要加强 “帐外 ”文件和业务文件的归档。 “帐外 ”文件，是指没有经过收发登记的文件 ，是无据可查的文件 ，主要包括 领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料 机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件 各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表 重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿 有些不经过收发、却是本单位业务活动 直接由单位领导 “亲启 ”的文件材料等。
6、分保管期限。
按照国家 8号令的规定 ，海门市从 2007年起的文书档案的保管期限划分为永久、 30年、 10年三种。
1、永久凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的 ，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案 ，列为永久保管。
2、定期凡是反映本单位一般工作活动 ，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料 ，列为定期保管。在定期保管期限内 ，根据利用价值
可分为 30年、 10年保存。
7、文件排列。
应按其相互之间的联系 ，有条理地进行排列。
同一个问题的材料放在一起 ，在同一个内容的材料排序中有以下两种方法
1、第一种方法 按时间先后排列 ，文件落款时间就是归档时间 ，按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。
2、第二方法 按上下级关系排列 ，从大到小顺序排列 ，先排上级机关从国家级 —省级 —市级 —县级 —乡镇级。在排列各级机关文件时 ，大家可以先
排有文号的文件在文号下 按文号先后顺序排列然后再排白头文件 对那些白头文件可以按时间先后排列。
8、装订。
作为一件时复文在前来文在后。
发文装订顺序正文—领导签发单—底稿来文装订顺序单位处理签—来文。
(2)、去除金属钉换不锈钢钉厚的材料使用线绳装订采用三孔一线法。
9、编号。归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页正上方空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、盒号、机构或问题、保管期限、馆编件号、载体数量八项其中年度、室编件号、保管期限、载体数量为必备项有全宗号的必须填写全宗号其余项为选填。 同年度和期限的连续编号换盒时也要连着编不同年度和期限的另外流水号编号。
所有盖章采用红色印油。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号有必须填写年度指归档文件的形成年度保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的室编件号指归档文件的排列顺序号。文件页数指归档文件的页数。室编件号是最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。归档章的格式:
10、数页码。
11、装盒。归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并盖章盒面及盒脊有关内容 所有盖章采用红色印油。 盒面盖单位全称章 盒脊填盖全宗、年度、保管期限、
本盒起止件号等。不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
二、会计档案整理步骤
给会计档案分类及编码
(1) 会计档案一般分为：会计凭证、会计帐簿、财务报告、其它。
(2)会计档案编码示例：①会计凭证②会计帐簿 J2③财务报告 J3④其它
给会计档案分年度
分类后按年度分档案。
确定会计档案保管期限
根据会计档案管理的要求，确定会计档案的保管期限。
排列会计档案案卷
在一个类别的会计档案内，按年度、保管期限将档案顺序排列。
填写会计档案内容
(1) 全宗号：档案馆指定的归档单位编号。这个看情况，许多单位不需要这个。
(2)目录号：目录的编号。
(3)案卷号：案卷的顺序号，案卷内只有一个，不能重复。
制作会计档案目录
目录应包含：序号、类别、档案标题、起止时间、保管期限、卷内页数、备注。
打印会计档案目录
将目录打印出来，一式三份。
会计档案归档
档案整理完毕，装入档案盒，填写档案盒封面和背脊。填写《会计档案移交清册》，移交单位档案管理部门管理。
三、照片档案整理步骤
一、照片的整理
1、照片的分类、组卷
照片档案按年度—问题进行分类组卷。即将一个年度内归档的全部照片按问题和时间顺序进行排列组卷，同一个问题的照片不应分散数卷内。
2、照片排列
照片排列是指照片在照片册中的排列顺序。排列时，要注意先排组，后排张。一组照片是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一个项目等形成的若干张照片，为一组照片。组与组的排列是按该组产生的时间顺序而定。每组的顺序确定后，就要进行组内每张照片的排列。如一次会议的照片共归档了8张，排列顺序可以是：第一张，有会议会标的大会会场照片；第二张，大会主席台的照片；第三张，大会主持人主持会议的照片；第四、五、六张分别是大会发言人的照片；第七张，领导为先进单位颁奖的照片；第八张，大会群众场面的照片。
3、照片编号
编号的方法是按照照片的排列顺序，在照片册内编制照片流水号。其格式为两段式：案卷号—照片号。例：5—35，表示是第5卷照片册中的第35张照片。编号时注意，每卷从1开始，照片号不重、不空、不漏。照片号要分别填写在该照片的背面及照片芯页的该张照片的说明中。
4、填写照片说明
照片的文字说明，是照片档案的重要组成部分，包括总说明和分说明两种。总说明是指一组照片的说明，而分说明是指每张照片的说明。
总说明包括事由、时间、地点、人物（姓名、身份及在照片中的位置）、背景、摄影者六要素。总说明要准确揭示照片内容，文字简洁，语言通顺。总说明填写在每组照片第一张的上方空白处，一般不超过200字。
分说明包括照片题名、照片号、底片号、参见号和文字说明。 照片题名—简要地概括出照片的内容，一组照片可用相同的题名。
照片号—按两段式填写，例：5—35。 底片号—该张照片的底片号。
参见号—与本组或本张照片有联系的其它门类档案的档号。 文字说明――要求突出该张照片的主要要素。例1：2006年全区档案工作大会会场；例2：大会主席台前排从左至右为：xx、xx、xx。
5、编页号
页号从“1”开始流水编制，正面编在右上角，反面编在左上角。案卷封面、卷内目录和备考表不编写页号。
6、填写照片档案卷内目录
一组照片写一条卷内目录，照片档案卷内目录的格式及著录举例如下：
在著录卷内目录时需要注意：
照片号：以一组照片为单元或以照片的自然张为单元填写。 底片号：填写该组照片或该张照片的底片起止号。 照片题名：填写该组或该张照片的题名。 拍摄时间：填写照片拍摄的年、月、日。
页号：填写该组或该张照片在册中的起止页号。 备注：需要说明的事项。
7、照片册立卷整理后，还要填写卷内封面及卷末备考表。备考表项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、日期。
8、编制照片档案案卷目录
照片档案的案卷目录是照片档案的基本检索工具。一本照片册写一条案卷目录， 照片档案案卷目录的格式及著录举例如下：
二、底片的整理：
照片档案的底片可单独整理和存放，也可与照片一同整理和存放。底片需放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。
底片的编号：使用底片册时，按照《朝阳区照片档案管理办法》的规定，在全宗内按时间顺序编制流水号，其格式为全宗号－底片号，例：13—32。使用新的照片册，底片编号采用两段式，即册号－底片号，每册从“1”开始编制流水号，例：12—3。底片号应用钢笔写在底片袋上，并铁笔横排刻写在胶片乳胶剂面片边处。
三、底片和照片应使用朝阳区档案局要求的统一装具。
四、科技档案整理步骤
一、收集方法
一列入、一同步、一参加、一把关
1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。
（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。
（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。
4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关
围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
二、归档范围
三、归档要求
1、归档的文件材料应为原件。
2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。
6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。
四、归档时间
（一）基建档案
1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。
2、施工、监理、竣工文件：
（1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。
（2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。
（二）设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。
（三）科研课题
1、一般情况下：在研究结束并完成成果鉴定后归档。
2、研究周期长的：可按阶段归档或按年度归档。
（四）产品、工艺：应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。
五、归档份数
1、基建档案一般不少于2套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。
2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
五、全宗卷整理步骤
(1) 文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。
(2) 文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按全宗（馆藏)介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类进行分类。
(3) 文件材料排序。
文件材料分人不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插人相关类目，向后接续排列。
(4) 文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号一类号一件号三部分组成。全宗号填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆 (室）编号或档案属类代号。
类号填写各类的序号。件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
(5) 编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备
注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
(6) 文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装人数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
(7) 编制全宗卷盒号。全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。
六、结合本单位实际，浅谈如何开展好档案工作？
（一）明确服务方向，端正服务态度
档案工作是条件性、服务性的工作，二者都集中表现在利用工作上，要想真正做好，首先取决于服务方向的正确。而正确的服务方向又是与党和国家的工作重点、奋斗目标一致的。十六届六中全会后，党和国家工作重点是以人为本，构建和谐社会。随即档案服务工作重点也放到了开放、利用、科学研究、技术进步、特色建档、家庭建档等方面。因此档案工作须在明确服务方向的同时，还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度；档案工作者也必须具有高度的政治责任感和甘于默之无闻，不图各利、全心全意为人民服务的精神，才能积极主动地做好档案利用工作。
（二）熟悉档案，了解需要
档案利用工作是解决档案供需矛盾的，因而，档案人员只有在熟悉所保存档案的内容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以档案人员还应注意
以下两点：
1、熟悉重点：先熟悉经常查用的档案，后熟悉不常用的档案，先熟悉形成
时间近的档案，后熟悉形成时间远的档案。先熟悉形成档案单位的历史和档案的
保管，收存情况，后熟悉档案的具体内容。
2、结合收集、整理、鉴定、保管、统计、熟悉档案的内容及存放地点。
社会上的各行各业存着职能上的差异，对档案的需要也是多方面的，同一行业在不同的时期，面临不同的任务，又会提出不同的需求。所以要了解客观需要，就必须努力学习，熟悉党和国家的路线、方针、政策、了解改革开放和构建和谐社会的发展需要；了解本系统、本单位的生产、生活、工作的计划和任务，只有
了解这些才能有针对性地做好档案利用工作。
（三）正确处理利用和保密的关系
从根本上说，档案利用和保密是一致的，保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围，而且这种限制也是随着形势的发展和时间、地点、条件的变化而不断变化的；保密的最终目的还是为了更好地发挥档案在社会主义各项事业中的作用。但在实际工作中，如果对什么档案要保密，什么档案不保密，保密范围宽窄，期限长短等问题处理不当，就会导致利用与保密之间矛盾发生。保密过严，无疑会造成档案信息资源的浪费，有密不保，又极容易危害国家利益。因此要正确处理二者的关系，就必须在维护党和国家利益的前提下，根据党的方针政策，
根据国内外形势，把二者有机地结合起来，加以综合分析，凡是能促进安定团结和社会发展的档案信息，应积极地大胆地提供利用，凡是在一定范围内限制利用才有利于党和国家利益的，则应严格地、合理地坚持保密。
（四）正确处理利用工作与基础工作的关系
档案利用工作虽然在整个档案工作中居于主导地位，但必须依赖于基础工作，撇开基础工作便不能生存和发展。如果基础工作开展得不好，利用工作就会成为无源之水、无本之木，陷于衰竭的境地。同样，如果不根据客观需要，积极主动地开展利用，只是关门埋头于内部基础工作，那么基础工作就会失去存在的意义。
所以，要以加强基础工作来保证、推动利用工作的发展，以搞好利用工作来检验、促进基础工作的完善。
（五）注重被动服务与主动服务并举
被动服务是利用者来档案馆提出利用档案的要求，档案人员尽量去满足这种需求，包括接待阅览，外借档案和档案证明等。而主动服务是通过各种形式主动向外宣传报道馆藏档案内容，主动了解用户需要，主动送档案到各部门为他们服务。利用者来查找档案，只要能找出来，就可以发挥利用。这是档案馆提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主动帮助查找，就能在被动服务中争取主动。
（六）注意掌握档案的利用效果
档案的利用效果，是指档案用户在利用档案馆提供的档案信息后，所获得的结果，档案馆应当把利用效果的收集、整理、分析和研究作为一项基本工作来抓。了解和掌握档案用户利用档案后取得的经济效益和社会效益，了解和掌握档案用户利用后有没有产生积极效果。只有这样，才能全方位地把握各类档案与资料的利用价值，从而为改善馆藏结构和各项基础工作的建设，提供可靠的科学依据。
随着时间的推移，档案利用工作日益重要和明显，大批档案在社会中已经发挥和将发挥不可替代的作用。因此档案工作人员要做好档案利用工作，为构建和谐的社会主义事业服务。这是对历史负责，为现实服务，替未来着想。
